ПАРТНЬОРИ

BPM системите стандартизират и опростяват работните процеси

Системите за управление на бизнес процеси (BPM) конкретизират много ясно работния процес в огранизацията, като осигуряват лесен контрол, подобряват систематизираността, оптимизацията и ефективността му и дефинират задачите на служителите. Посредством интересно графично визуализиране, те допринасят за по-ясна проследимост и категорични изисквания на мениджмънта. Tова бяха основните изводи, около които се обединиха официалните гости в уебинар на тема „BPM системите в центъра на управлението на организацията“, проведен на 16 ноември в онлайн канала http://discussions.idg.bg. Организатор на събието бе сайтът за технологии и бизнес IDG.BG, с подкрепата на “ЕЛИТ Софтуер”.

Терминът управление на бизнес процеси е широко понятие, тъй като бизнес процеси има във всяка организация и във всеки софтуер за управление на бизнеса. Business Process Management (BPM) обаче е нещо по-конкретно - софтуерна система, която управлява формализирани бизнес процеси с графична диаграма на задачите, точно описание на последователността им и на отговорностите, заяви Пламен Боев, управител на “ЕЛИТ Софтуер”.

Петър Буров, началник управление “ИТ“ в Алианц Банк България, добави, че когато започне внедряването на BPM, се вижда колко е важно процесите да бъдат добре систематизирани предварително. „Изборът за внедряване на такова решение не беше труден, трудно беше да направим „тази картинка“, в която да опишем произтичащите в банката процеси. Очакванията ни по време на тестовете се оправдаха и ние успяхме да получим система, която до известна степен да организира, следи, гарантира изпълнението на процесите, заложени според функциите във всеки един отдел, внедрен в системата“, добави той.

Основни умения за моделиране бизнес процесите

Според Пламен Боев, при управлението на бизнес процесите трябва да имаме ясно дефинирани цели и добре да познаваме бизнеса си. Той изтъкна като важен фактор софтуерът да бъде съвместим с определените международни стандарти и най-вече с BPMN (Business Process Modeling Notation). В него според Боев много стриктно е описано какво точно представляват диаграмите, как се създават, как се свързват задачите и каква е логиката на изпълнение. Уменията по-скоро са в клиентската организация и добрите познания върху работните процеси на фирмата от екипа, който внедрява. В последствие, когато наистина се получи пълна картина на бизнес процесите, може да се окаже, че вместо умения предварително, при работата с BPM са придобити нови такива, добави Боев.

За кои компании е подходящ BPM

Корпоративните структури и предприятия от средния бизнес би трябвало да имат BPM решение, убеден е Емил Джиновски, ИТ мениджър в Ромпетрол БГ. Едно такова решение стандартизира и опростява работните процеси, визуализира ги във вид, удобен както за служителите, така и за ръководството. Като голям плюс от внедряването на една такава система Джиновски изтъкна важността на инструмента при назначаването на нов персонал.

BPM решенията са подходящи за всяка компания, която има сложни бизнес процеси – голям документооборот, придвижване на одобрения, документи и решения от различни инстанции, събирането им на едно място, разглеждането им от различни хора, заяви Буров. От тази гледна точка могат да се таргетират големи и средни предприятия, банките, финансовият сектор.

Според Боев, когато BPM се интегрира с ERP и CRM, системата придобива много по-широк обхват и ползите са за всякакви по големина фирми.

Интеграция на BPM с ERP & CRM

При внедряването на BPM има един важен момент и той е доколко BPM системите са самостоятелни и доколко могат да се интегрират с другите системи, заяви Боев. Според него от критично важно значение за постигане на ползите е как точно ще бъде внедрен този софтуер, какви цели са поставени и доколко той е интегриран с ERP, CRM, BI системите във фирмата.

„В центъра на управление на организациите най-вече стоят ERP системите, с техните правила за управление на счетоводство, търговия, производство, сервиз и CRM системите с техните правила за управление на контакти, маркетингови кампании, следпродажбена поддръжка и разбира се - за една част от фирмите - и системите за управление на документооборот. Там, интегрирано с тези системи би трябвало да е мястото на BPM решението, за да разгърне то целия си потенциал и да бъде внедрено ефективно в центъра на системата. BPM вече не е един изолиран център с рисунки, не е периферия, BPM вече е централна част от управлението на бизнеса“, добави Боев. Дисциплината и ефективността на работата на служителите се подобряват, комуникацията също, като дори е възможно да се прекрати използването на вътрешнофирмени имейли, тъй като BPM системата осъществява тази комуникация.

Ефективност на процеса и възвръщаемост на инвестицията в BPM

Измерването на ефективността на процесите зависи много от поставените цели с въвеждането на BPM системата. Измерването на ефективността ще е различно в зависимост от това дали се цели автоматизиране на административни, производствени или търговски задачи.

Според Боев ползите и възвръщаемостта на инвестицията са взаимосвързани неща. Ползата от такава система и възвръщаемостта на инвестицията според него е въпрос на това доколко BPM е интегриран с другите системи за управление на бизнеса (ERP, CRM, BI), защото тогава възвръщаемостта на инвестицията е много по-бърза, тъй като не се инвестира в различни продукти.

Буров подчерта, че гарантираното изпълнение на всяка една стъпка е полза, която много трудно може да бъде съотнесена към цената на продукта. „Ние залагаме повече на качеството и оптимизирането на тези процеси, на времето и гарантирането на изпълнението на всяка една от стъпките“, добави Буров.