Обзорна статия

    Е-Фактура - бързина, удобство, икономичност

    8 юни 2011, 10:30

    Електронната фактура - ключово удобство за осъществяване на текущ контрол

    Удобството, бързината, точността на електронната фактура са безспорни нейни качества и важни предимства. Но като цяло проблемът, който доставчиците наблюдават, е че крайните клиенти (получатели на електронна фактура) все още са сравнително консервативни. На този етап няма категорично заявено становище, че електронната фактура ще стане задължителна за държавите-членки на Европейския съюз в близките години, но твърде вероятна е посоката към стандартизиране форматите на електронната фактура, така че всеки един доставчик да ги спазва и всяка една ERP система да отговаря на тези стандарти.

    Участниците в уебинара „Е-фактура – бързина, удобство, икономичност”, проведен на 8 юни, бяха единодушни, че за да стане по-достъпна тази услуга, са необходими промени в съществуващото законодателство. Срещата бе организирана от IDG.BG с подкрепата на Борика - Банксервиз, Контракс и Дайрект Сървисиз.

    Електронната фактура - задължителна или не за държавите членки на ЕС

    Няма категорично заявено становище, че електронните фактури ще станат задължителни в близките години, но се води такава дискусия. Според Васил Панов, директор на дирекция "Контрол" в Централно управление на Национална агенция за приходите (НАП), това ще стане трудно технически, тъй като има компании, които не са готови да го приемат като задължение. Като възможност за обмен на информация, предимствата са безспорни, особено за фирми, използващи голям обем от информация и издаващи документи.

    „За приходната администрация е изключително удобство за осъществяването на текущ контрол - една насрещна проверка е свързана с посещения в офисите, снимане на документи, фактури, които би следвало да бъдат проверени. С електронното фактуриране за нас е достатъчно да видим, че фактурата при клиента, който проверяваме, е минала през съответния доставчик и е отчетена от доставчика. Законът ни дава право за пряка връзка с данъкоплатците, които издават и ползват електронни фактури, така че тази проверка може да се извърши, без те да разбират“, добави Панов.

    Електронното фактуриране придобива все по-голяма популярност и е залегнало в стратегиите за изграждане на стабилна и конкурентоспособна икономика в ЕС. Богдан Ставрев, главен експерт „Маркетинг и продажби“ от Борика - Банксервиз даде за пример като едни от най-добрите подходи тези на Испания и Дания. Испания още през 2006 г. за четиригодишен период инвестира 11 млрд евро, с основната цел дигитализиране на информационните процеси и бизнеса. Благодарение на подкрепата на държавата, в Испания делът на електронно фактуриране е с над 40% по-висок спрямо спрямо хартиеното.

    Другият успешен пример е Дания, която преди 5 години задължава бизнеса да издава към публичния сектор само електронни фактури. Според статистиката, решението на държавата да избере електронните фактури увеличава обемите с над 10%. В момента в Бразилия електронните фактури са над 90% за сметка на хартиените - всеки един търговец, продавайки дадена стока, е длъжен да изпрати до данъчните служби фактура по електронен път, а данъчните служби връщат в електронен формат специален баркод, който пътува със стоката, като данъчните служби препращат фактурата на получателя.

    Това, което според Емил Джиновски, ИТ мениджър в Ромпетрол БГ, в момента затруднява Европейския съюз, е финансовото законодателство в различните държави. Той даде пример с Румъния, където услугата все още не е регламентирана със законова нормативна уредба. Ромпетрол използва услугата от лятото на 2008 г. и намалява времето за месечно приключване от шест до два дни и половина.

    Според Яко Пилософ, директор "Развойна дейност" в Контракс, твърде вероятна е посока на стандартизиране форматите на електронната фактура. Пилософ изтъкна още един показател по отношение на стандартизацията - възможността да се заплаща електронната фактура чрез електронно банкиране. Банките в България имат свои начини за електронно банкиране, което спъва процеса на електронизация на тази рамка.

    Той даде предложение за приемане на стандарт за единно електронно банкиране в България и единен формат на електронните фактури. Интеграцията с ERP системите и финансово-счетоводните системи на фирмите е една сравнително лесна задача, заяви Пилософ. Проблемът би се решил много лесно, ако съществува единен стандарт на електронната фактура като формат, и оттам насетне всяка ERP система, внедрявана в България е длъжна да отговаря на тези изисквания. Истината е, че една немалка част от ERP системите, вместо счетоводните системи, вече са интегрирани с доставчиците на електронни фактури.

    В момента НАП предлага в данъчно процесуалния кодекс да се направи стандартизиране по отношение на електронните ревизии и да се реши проблемът с достъп до счетоводни предприятия. Панов апелира за подкрепа от страна на бизнеса при такива промени. „Използващите електронни фактури са добра причина да считаме, че компанията не се занимава с незаконни дела“, заяви Панов.

    Бързина, удобство, икономичност

    По мнение на Тодор Тодоров, управител на Дайрект Сървисиз, фирмите проявяват сериозен интерес за миграция от хартиената към електронната фактура. Като проблем за по-масово навлизане на електронния канал за електронните фактури, той отбеляза крайния получател. Има и фирми, които като изпращач на фактури все още чисто технологично се притесняват как би се отразило това на техния бизнес и все пак по-лесно разбират предимствата на електронната комуникация. Като цяло проблемът е, че получателите на електронни фактури все още са сравнително консервативни. „Но нашето наблюдение е, че когато издателят започва да проявява интерес, следва етап на убеждаване на крайните му клиенти за миграция към електронните канали“, добави Тодоров.

    „Много се надявам, че както опашките за ДДС уведомленията останаха спомен, така и хартиената фактура ще остане в миналото. Предимствата са неоспорими, използвайки от две години електронна фактура можем да се похвалим, че над 70 % от нашите клиенти я ползват. Улеснението е много голямо, снижените разходи по изпращането от една страна и от друга ангажирането на човешки ресурс. Преди електронната фактура ангажирахме няколко човека, а сега фактури се издават от един човек“, заяви Mара Тахчиева, оперативен счетоводител на Ай Си Ти Медиа.

    „За мен да попълваш кочан с фактури с химикал в ръка е все едно към днешна дата да поддържаш ревностно мнението, че земята е плоска. Ръчното попълване на фактури от кочани е доста архаично“, заяви Венцислав Терзийски, началник отдел "Договорна администрация", Райфайзен Лизинг България.

    „Целият процес е автоматизиран - околко 80% от фактурите които излизат от нас се генерират в нашата билинг система, след което се подават към въпросния инструмент и се изпращат автоматично, ангажирайки само един човек“, заяви Джиновски. Той наблегна и на намаляването на разходите при ползване на електронната фактура вместо хартиена, което е в порядъка на 5-6 пъти.

    Електронната фактура като средство за събираемост на задълженията

    Електронната фактура е по-бърза за въвеждане, изпращане и получаване, което прави много по-близък моментът, в който тя трябва да бъде платена. Средното време за събиране на задълженията при използване на електронна фактура е значително по-кратко, отколкото при хартиената.

    Райфайзен лизинг е пионер в използването на електронната фактура в България, заяви Екатерина Христова, управител, Райфайзен Лизинг България. „Преди използването на електронната фактура, когато трябваше да изпращаме фактурите чрез куриер или по пощата, имаше спорове с наши клиенти, които пледираха, че фактурата не е получена изобщо или не е получена навреме. Именно това ни накара да разгледаме въпроса с електронната фактура и внедряването й като начин на поставяне на счетоводния документ. В момента 97% от нашите клиенти ползват електронната фактура и това облекчи събирането на веманията. За нас най-безспорното предимство е неоспоримост на доставката на фактурата“, допълни Христова.

    Принтирането на електронната фактура – необходимо ли е

    Принтирането на електронната фактура не е задължително и не е необходимо. В българското законодателство не се изисква задължително фактурата да се пази и в хартиен вид. Електронната фактура в оригинал, подписана с електронен подпис е документът, който важи и пред съдебните власти. Някои клиенти нямат увереност в сигурността на електронната фактура, но с течение на времето се убеждават, че това е излишен разход. Повечето доставчици предоставят услугата за съхранение на електронните фактури за дълъг период от време, така че те да бъдат достъпни по всяко време било от изпращача, получателя, или данъчните власти, единодушни бяха участниците в уебинара.